„Nach der Messe ist vor der Messe“

vs/ „Das muss man schon mit Leib und Seele machen“, sagt Stephan Dohrmann. Er ist bei uns zuständig für den gesamten Messeauftritt des Unternehmens. Und seit Jahren immer vor Ort, wenn es auf den jeweiligen Bootsmessen gilt, Flagge für AWN zu zeigen – ob in Düsseldorf oder Hamburg, in Frankfurt oder Tulln, in Berlin, Leipzig, Magdeburg oder Bremen…

 „Nach der Hanseboot in Hamburg geht es für uns eigentlich gleich weiter mit den Vorbereitungen für die Düsselboot,“ denn nach der Messe ist eben auch immer planungstechnisch vor der nächsten großen Messe…“ Und auf der diesjährigen Bootsaustellung in Düsseldorf hat AWN mit seinen fünf Ständen die größte Ausstellungsfläche unter den Boots- und Yachtausrüstern.

Kaum jemand hat beim gemütlichen Messerundgang eine Vorstellung davon, wie viel Aufwand die Aussteller vor dem Startschuss haben. So beginnen bei uns für die Düsseldorfer Bootsmesse bereits im August des Vorjahres die ganz konkreten Vorbereitungen: Mit Geschäftsleitung und den Produktmanagern werden die Ausstellungsstände und deren Größen festgelegt. Dann wird die Messeleitung kontaktiert, denn die Flächen in den entsprechenden Hallen müssen rechtzeitig gebucht werden. Nun kommen die Messebauer mit ins Boot, die für die Gestaltung des Auftritts zuständig sind. Anfang September erfolgt die Festlegung des Messeteams für den Auf- und Abbau und die Personalplanung für die einzelnen Messetage.

Im September wurden bereits die Hotelzimmer für über 30 Mitarbeiter gebucht. Auch sind die genauen Standpläne jetzt im Detail mit den Produktmanagern abgestimmt. Anfang Oktober kümmern wir uns dann um die Spediteure, die für den Transport unserer Container sorgen. Die Uhr läuft…

Im November werden dann die Reisepläne erstellt, damit jeder Akteur rechtzeitig vor Ort ist und alle wissen, wer wann und wo anzutreffen ist. Nun wird das Sortiment genau festgelegt und das Werbematerial erstellt. Ebenso muss jetzt die Technik bestellt werden: Strom-, Wasser- und Internetanschlüsse, Teppiche und Containerstellfläche gilt es zu organisieren. Ein logistisches Puzzlespie ! Mitte Dezember – pünktlich vor Weihnachten – wird alles, was mitkommen soll, im Lager zum Versand bereitgestellt. Hier werden alle Waren mit Preisen ausgezeichnet und nach den jeweiligen Messeständen vorsortiert. Die Standbauteile müssen überprüft und für die Verladung auf die LKWs vorbereitet werden.

Anfang Januar werden dann die Bauteile für die Messestände und unsere Waren in Container verladen, diese werden dann fünf Tage vor Messestart in Düsseldorf angeliefert. Und dann heißt es auspacken – allein drei Tage sind für den Standaufbau einkalkuliert, weitere zwei Tage für die Bestückung mit dem Warensortiment. Während der neun Messetage selbst gibt es nicht minder viel zu tun: Jeden Tag muss Nachschub kommen, entweder aus den Containern vor Ort oder per Anlieferung mit der Spedition aus unserem Hauptlager in Hamburg. Täglich gilt es aus der eigenen Küche Verpflegung für die Standcrew zu organisieren – hier wurden im Vorfeld allein 500 Liter Getränke und 600 Brötchen geordert. Jeden Abend wird abgerechnet und für den nächsten Tag neu geplant. Aber auch ein gemeinsamer Messeabend für alle Mitarbeiter, zusammen mit der Geschäftsführung, steht auf dem Organisationsplan, denn das gehört bei AWN dazu.

Die Checklisten von Stephan Dohrmann füllen mehrere Aktenordner. Sein Anreiz, nach all den Jahren immer noch nicht „messemüde“ zu sein?  „Das Ganze geht nur mit Spaß und guten Nerven – denn jede Messe birgt andere Herausforderungen“, Zum Beispiel wurde vor einigen Jahren unser Messestand als ‚Blockstand’, das heißt nach allen vier Seiten offen, für Düsseldorf konzipiert. Alles war fertig aufgebaut, als jemand bei der Abnahme feststellte, dass die Aufbaucrew den Messeplan verkehrt herum gehalten hatte. In einen Nachtaktion wurde der Messestand dann um 180 Grad gedreht. Dann waren alle zufrieden – und müde!

Und noch eine Anekdote: Vor ein paar Jahren wurden die Container mit dem Messestand und dem Warensortiment vor der Anlieferung in Düsseldorf für ein paar Tage im Freihafen in Hamburg zwischengelagert. Nun fegte genau in dieser Zeit ein Sturm über Norddeutschland und brachte Hochwasser mit sich. Zwei Tage vor Aufbaubeginn rief die Spedition an und meldete, dass unsere Container leider „abgesoffen“ seien. Wir möchten doch zur Besichtigung des Schadens in den Freihafen kommen.“ Es waren glücklicherweise „nur“ die Container mit dem Warensortiment betroffen. So konnte der Aufbau des Standes am Montag doch noch rechtzeitig beginnen. Die nassen Warencontainer wurden geöffnet, entwässert und die noch brauchbare Ware in andere Container umgeladen. Aus dem Hauptlager wurde noch bis Sonntag neue Ware zugesteuert, so dass letztendlich alle Container rechtzeitig in Düsseldorf vor Ort waren. Der Küstenklatsch ging aber so schnell, dass wir am Tage der Containerbesichtigung schon einen Anruf aus Düsseldorf vom damaligen Projektleiter der Boot erhielten, er habe von dem Problem gehört und wollte fragen  ob man mit einem Messestand aushelfen könne.

Die Welt des Wassersports ist manchmal doch wie eine einzige große Familie.

Und ab Sonnabend, den 21. Januar 2012 von 10.00 Uhr an bis Sonntag, den 29. Januar bis 18:00 Uhr öffnen sich die Messetore in Düsseldorf wieder. „Dann sind alle herzlich willkommen, sich das Ergebnis all der langwierigen Vorbereitungen und Planungen auf unseren AWN-Düsselboot-Ständen anzusehen – Wir haben auch dieses Mal wieder viel vor.

Aber am 1. Februar packen wir alles wieder gut ein – denn die nächste Messe kommt bestimmt.  :-)

Verena Stuwe im Interview mit Stephan Dohrmann